Hoe werkt facturatie in Nederland? Belangrijke regels en tools

Facturatie is een essentieel onderdeel van elk bedrijf in Nederland. Een correcte factuur zorgt niet alleen voor naleving van de wet, maar ook voor een overzichtelijke financiële administratie. Met de komst van elektronische facturatie (e-facturatie) en de toenemende digitalisering van de economie is het belangrijk dat ondernemers en ZZP’ers zich tijdig voorbereiden. In dit artikel behandelen we de basis van factureren, de belangrijkste wettelijke regels, trends in e-facturatie, en populaire tools in Nederland 2025.

Waarom facturatie belangrijk is

HEt opstellen van facturen vormt de kern van de financiële administratie van een bedrijf. Zonder correcte facturen kan een onderneming problemen krijgen bij de Belastingdienst, vertraagde betalingen ervaren en verlies van overzicht over inkomsten lijden. In 2025 blijft Nederland een stabiele economie met een groei van circa 0,9%, wat betekent dat zakelijke transacties en factuurvolumes stabiel zijn, maar ook dat correcte manier voor het opstellen van facturen cruciaal is om efficiënt te kunnen werken en juridische risico’s te beperken.

Elektronische facturatie in Nederland

Vanaf 2026 wordt elektronisch factureren (e-facturering) gefaseerd verplicht in Nederland, te beginnen bij grote bedrijven. Vanaf 2028 geldt dit voor alle ondernemers. Het doel is het standaardiseren van facturen, het verminderen van fouten en het verhogen van transparantie bij betalingen. Het Peppol-netwerk wordt gebruikt om facturen op een uniforme en veilige manier uit te wisselen. Bedrijven die nu al tools gebruiken met Peppol-connectiviteit, zijn voorbereid op de aankomende verplichtingen en besparen tijd bij het verwerken van inkomende en uitgaande facturen.

Belangrijk: Niet alle facturatieprogramma’s ondersteunen Peppol standaard volledig. Voorbereiding is essentieel, dus controleer of het gekozen pakket Peppol-connectiviteit biedt. Dit maakt een organisatie toekomstbestendig, vooral met de verplichting die vanaf 2026 gefaseerd ingaat.

Belangrijke wettelijke regels voor facturatie

Facturen moeten in Nederland aan strikte eisen voldoen om rechtsgeldig te zijn:

• Facturen moeten 7 jaar worden bewaard, inclusief digitale versies.
• Verplichte gegevens: factuurnummer, datum, omschrijving van goederen/diensten, prijs, btw-tarief, btw-identificatienummer van de ondernemer.
• Naast het btw-identificatienummer wordt vaak ook het KvK-nummer vermeld, maar dit is niet verplicht. Het btw-nummer is het wettelijke nummer voor de Belastingdienst.
• Wettelijke betalingstermijn: standaard is 30 dagen, met uitzondering van grotere bedrijven waar een maximum van 60 dagen geldt.
• Facturen moeten duidelijk, leesbaar en correct geformatteerd zijn, zowel op papier als elektronisch.

Door deze regels nauwkeurig te volgen, voorkomt een ondernemer boetes en vertragingen bij belastingaangiften of betalingen. E-facturatie helpt dit proces te stroomlijnen, omdat veel van deze controles automatisch kunnen worden uitgevoerd door software.

Populaire tools in Nederland 2025

De keuze van een facturatieprogramma is afhankelijk van de omvang van de onderneming, technische kennis en de behoefte aan automatisering. In Nederland gebruiken zowel ZZP’ers als MKB’ers diverse softwareoplossingen. Hier zijn de populairste tools in 2025:

• e-Boekhouden.nl: Zeer geschikt voor ZZP’ers. De software biedt een compleet pakket met facturatie, boekhouding en btw-aangifte. e-Boekhouden.nl is betaalbaar, gebruiksvriendelijk en geschikt voor ondernemers zonder diepgaande boekhoudkennis. Sommige abonnementen bieden ook Peppol-connectiviteit, wat essentieel is voor de aankomende e-facturatie verplichting.
• Snelstart inStap: Gericht op professionele gebruikers die onbeperkt willen factureren. Snelstart biedt uitgebreide functionaliteit, waaronder automatische herinneringen, bankkoppeling en integratie met boekhoudprocessen. Het platform ondersteunt e-facturatie via Peppol, waardoor MKB-bedrijven tijd besparen en voldoen aan de toekomstige regelgeving.
• Gekko: Gratis alternatief voor startende ondernemers of ZZP’ers. Gekko biedt basisfunctionaliteit voor facturen en klantbeheer. Hoewel het eenvoudig is, ondersteunt het nog niet altijd Peppol, wat een aandachtspunt is bij voorbereiding op de verplichte e-facturatie.
• Tellow: Combineert het factureren met betaalverzoeken en overzicht van financiële transacties. Gericht op zelfstandigen die hun administratie willen automatiseren en betalingen sneller willen ontvangen. Peppol-connectiviteit is beperkt; controleer dit voordat het bedrijf groeit of aan wettelijke verplichtingen moet voldoen.
• Moneybird: Een complete oplossing voor facturen, offertes en automatische herinneringen. Moneybird koppelt eenvoudig aan de bank en boekhouding en sommige pakketten bieden ondersteuning voor e-facturatie via Peppol. Ideaal voor MKB en ZZP’ers die hun facturatie willen professionaliseren en toekomstbestendig willen werken.

Waarom de keuze van de juiste tool cruciaal is

Een goed gekozen facturatieprogramma biedt niet alleen gemak bij het maken van facturen, maar zorgt ook voor compliance en efficiëntere bedrijfsvoering. Belangrijke voordelen:

• Automatisering: Facturen automatisch versturen, herinneringen genereren en betalingen verwerken.
• Compliance: Correcte factuurgegevens volgens Nederlandse regels en ondersteuning voor e-facturatie.
• Integratie: Koppeling met boekhoudsoftware en betalingssystemen.
• Toekomstbestendigheid: Ondersteuning voor Peppol-connectiviteit en elektronische verzending, essentieel voor 2026/2028.
• Efficiëntie: Minder handmatige fouten, tijdsbesparing en beter overzicht van financiële positie.

Voor wie is welke tool geschikt?

De keuze hangt sterk af van het type ondernemer:

• ZZP’ers: e-Boekhouden.nl, Gekko en Tellow zijn geschikt vanwege gebruiksgemak en betaalbaarheid.
• Kleine MKB-bedrijven: Moneybird en Snelstart bieden meer functionaliteiten, zoals automatische herinneringen en uitgebreide rapportages.
• Grotere ondernemingen: Snelstart inStap of andere enterprise-oplossingen met volledige Peppol-integratie zijn aan te raden.

Door vooraf te bepalen welke functies belangrijk zijn (automatisering, e-facturatie, integratie met boekhouding), kunnen bedrijven de juiste keuze maken en tijdig inspelen op de wettelijke veranderingen.

Trends en cijfers in 2025

De manier van factureren verandert snel door digitalisering en wetgeving. Enkele relevante cijfers en trends voor 2025 in Nederland:

• Meer dan 70% van de Nederlandse bedrijven maakt inmiddels gebruik van softwaretools.
• E-facturatie wordt verplicht: grote bedrijven vanaf 2026, alle bedrijven vanaf 2028.
• Facturatieproces automatiseren wint aan populariteit; dit vermindert fouten en versnelt het betalingsproces.
• Bedrijven die hun manier van factureren automatiseren en Peppol-connectiviteit gebruiken, ervaren een verkorting van betaaltermijnen met gemiddeld 10 tot 15 dagen.
• Populaire zoekwoorden in Nederland zijn: facturatie, factuur maken, facturatie software, e-facturatie verplichting, factuur eisen 2025, beste facturatieprogramma, online factureren en facturatie automatiseren.

Automatisering van facturatie

Automatisering biedt bedrijven een significante efficiëntieslag. Met moderne facturatiesoftware kunnen facturen automatisch gegenereerd en verzonden worden, inclusief btw-berekening, klantgegevens en betalingsherinneringen. Dit maakt handmatige invoer overbodig en minimaliseert menselijke fouten.

Daarnaast helpt automatisering bij:

• Het automatisch koppelen van betalingen aan facturen.
• Het genereren van overzichtelijke rapportages voor boekhouding en btw-aangifte.
• Het voldoen aan wettelijke eisen door automatische controle van verplichte velden.
• Voorbereiding op Peppol-standaard e-facturatie door digitale verzending en ontvangst van facturen.

Effect van e-facturatie op bedrijfsvoering

Bedrijven die vroegtijdig overstappen op e-facturatie profiteren van meerdere voordelen:

• Tijdsbesparing: Automatische verwerking van inkomende en uitgaande facturen.
• Lagere kans op fouten: Foutieve btw, ontbrekende factuurnummers of verkeerd opgemaakte facturen worden geminimaliseerd.
• Snellere betalingen: Digitale verzending via Peppol versnelt het betalingsproces, met positieve impact op de cashflow.
• Compliance: Voldoen aan e-facturatie verplichting en wettelijke factuurvereisten.

Praktische impact van cijfers

Uit analyses blijkt dat bedrijven die hun facturatie automatiseren en gebruikmaken van Peppol-connectiviteit gemiddeld 25% minder tijd besteden aan administratieve taken. Tegelijkertijd wordt het aantal fouten teruggebracht, wat leidt tot een stabielere en betrouwbaardere financiële administratie. Ook verkort de gemiddelde betalingstermijn, wat direct bijdraagt aan een betere cashflow.

Door deze cijfers te koppelen aan de wettelijke verplichting vanaf 2026/2028, wordt duidelijk dat e-facturatie niet alleen een wettelijke noodzaak is, maar ook een strategische kans voor ondernemers om hun processen te optimaliseren en concurrentievoordeel te behalen.

Belangrijke aandachtspunten bij implementatie

Bij de overstap naar geautomatiseerde en elektronische facturatie is het belangrijk om op de volgende punten te letten:

• Controleer of de gekozen software Peppol-connectiviteit ondersteunt.
• Zorg dat alle verplichte factuurvelden correct worden ingevuld.
• Integreer je factuur met bestaande boekhoud- en betalingssystemen voor een compleet overzicht.
• Informeer medewerkers over de nieuwe processen en wettelijke verplichtingen.
• Blijf op de hoogte van wijzigingen in e-facturatie en fiscale wetgeving.

Praktische tips voor Nederlandse ondernemers

Om facturatieproces correct en efficiënt te laten verlopen, kunnen ondernemers de volgende stappen ondernemen:

• Start tijdig met e-facturatie: Begin met het selecteren van een tool die Peppol-connectiviteit ondersteunt zodat je voorbereid bent op de verplichtingen vanaf 2026/2028.
• Automatiseer zoveel mogelijk: Stel automatische facturering, betalingsherinneringen en koppelingen met boekhoudsoftware in. Dit bespaart tijd en minimaliseert fouten.
• Controleer facturen altijd: Zorg dat alle verplichte gegevens aanwezig zijn, zoals factuurnummer, datum, btw-nummer en KVK-nummer waar relevant.
• Bewaar facturen elektronisch en fysiek: Facturen moeten 7 jaar bewaard blijven. Zorg voor een veilige digitale opslag en back-up van alle facturen.
• Let op betalingstermijnen: Wettelijk geldt een standaard van 30 dagen. Stel interne processen in om tijdige betaling te stimuleren en cashflow te optimaliseren.
• Houd wetgeving in de gaten: Blijf op de hoogte van veranderingen in e-facturatie, btw-regels en andere fiscale verplichtingen.

Voorbeeldscenario’s

Hier enkele praktische scenario’s die de toepassing van deze tips illustreren:

• ZZP’er met e-Boekhouden.nl: Maakt facturen automatisch aan bij het afronden van een opdracht. Betalingen worden automatisch gekoppeld aan de juiste facturen, en Peppol-connectiviteit zorgt dat grote klanten tijdig en correct facturen ontvangen.
• Klein MKB met Snelstart inStap: Integreert facturatie met hun boekhoudsysteem. Automatische herinneringen verkorten de betalingstermijn en rapportages geven realtime inzicht in openstaande facturen.
• Startende ondernemer met Gekko: Kan gratis facturen maken en versturen. Handmatige controle is nog nodig, maar de basis voldoet aan wettelijke eisen en is eenvoudig te upgraden naar een Peppol-compatibel pakket.

Voordelen van goede facturatiepraktijken

Door facturatie goed te organiseren en de juiste tools te gebruiken, profiteren bedrijven van:

• Efficiëntie: Minder handmatige fouten en sneller facturatieproces.
• Betrouwbaarheid: Facturen voldoen aan wettelijke eisen en zijn toekomstbestendig.
• Cashflow-optimalisatie: Kortere betalingstermijnen door geautomatiseerde processen.
• Strategische voorbereiding: Klaar voor e-facturatie verplichting en integratie met toekomstige systemen.
• Inzicht: Real-time overzicht van inkomsten en openstaande facturen, wat betere besluitvorming ondersteunt.

Conclusie

Factureren in Nederland is zowel wettelijk verplicht als een cruciaal onderdeel van de bedrijfsvoering. Met de aankomende e-facturatie verplichting vanaf 2026/2028 en de digitalisering van financiële processen, is het essentieel dat ondernemers en ZZP’ers nu al stappen ondernemen. Door gebruik te maken van betrouwbare facturatie tools zoals e-Boekhouden.nl, Snelstart, Moneybird, Tellow en Gekko, en door automatisering en Peppol-connectiviteit te integreren, kunnen bedrijven tijd besparen, fouten minimaliseren en voldoen aan alle wettelijke eisen.

Daarnaast helpt een goede facturatiepraktijk bij het stroomlijnen van de cashflow, het verbeteren van klantrelaties en het strategisch voorbereiden van de organisatie op de toekomst. Het is duidelijk dat een solide facturatieproces niet alleen een administratieve noodzaak is, maar ook een strategisch voordeel biedt voor iedere Nederlandse ondernemer in 2025 en daarna.